La tua privacy

Versione 2.0 — informativa per studi fotografici e wedding planner

Questa informativa vale per gli account professionali di THE WED PORTAL: studi fotografici, wedding planner e le persone dei loro team.

Se sei uno sposo, un cliente o un invitato, la carta che ti riguarda è quella dello studio che ti ha invitato: la trovi nel tuo portale, alla voce Privacy. Lo studio decide cosa raccogliere e perché; noi custodiamo quei dati per suo conto.

In sessanta secondi

• Il titolare del trattamento verso di te siamo noi: Roberto Rigillo (Chiaia Wedding Studio), che gestisce THE WED PORTAL.
• Trattiamo i dati del tuo account e quelli che servono a farti lavorare: profilo, fatturazione, la tua casella di posta del portale, i contenuti che carichi, e alcune tracce tecniche come gli accessi.
• I dati dei tuoi clienti restano tuoi. Sposi, invitati, contatti e fornitori li decidi tu: noi li trattiamo su tua istruzione, come tuo responsabile del trattamento, secondo l'atto di nomina allegato ai Termini.
• L'assistente della posta legge le email in arrivo per etichettarle e riassumerle, e per farlo il testo passa da Anthropic (Stati Uniti). Non viene usato per addestrare modelli.
• Non ti profiliamo, non vendiamo i tuoi dati, non usiamo cookie pubblicitari.
• Puoi chiedere accesso, correzione, cancellazione o una copia dei tuoi dati scrivendo a [email protected]. Rispondiamo entro 30 giorni.

1. Chi siamo

THE WED PORTAL è gestito da Roberto Rigillo, impresa individuale che opera anche con il nome Chiaia Wedding Studio. Sede: Viale Colli Aminei 112, 80131 Napoli (NA), Italia. Partita IVA: 10020181219.

Per qualsiasi cosa riguardi i tuoi dati puoi scrivere a [email protected].

Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO): per una struttura come la nostra non è obbligatorio. Il contatto qui sopra è il canale diretto, e risponde una persona.

2. Quali dati trattiamo su di te

Il tuo account e il tuo profilo. Nome, cognome, indirizzo email, password (che conserviamo solo in forma cifrata e non possiamo leggere), numero di telefono se lo inserisci, foto del profilo, lingua, sesso se lo indichi, profilo Instagram se lo colleghi.

Il tuo spazio di lavoro. Nome dello studio o dell'agenzia, sottodominio, logo, listini e impostazioni. Se sei un collaboratore: il tuo ruolo, le tue disponibilità, i compensi concordati e le assegnazioni di giornata.

La fatturazione dell'abbonamento. Piano scelto, stato, scadenze, importi e fatture. I dati di pagamento veri (carta, IBAN) non li vediamo mai: li tratta direttamente Stripe.

La tua casella di posta del portale. Se usi la posta di THE WED PORTAL, nel tuo spazio finiscono i messaggi che ricevi e che invii, con mittenti, destinatari, oggetto, testo e allegati. La tua firma è tua e resta legata al tuo account.

I contenuti che carichi: fotografie, gallerie, documenti, preventivi, moodboard, messaggi in chat.

Tracce tecniche. Ogni accesso crea una sessione con la data, l'indirizzo IP e il tipo di browser. Un registro attività conserva chi ha fatto cosa e quando dentro il tuo spazio: serve a te per controllare il tuo team e a noi per capire cosa è successo quando qualcosa va storto. Se attivi le notifiche sul telefono registriamo l'identificativo del dispositivo. Se usi la verifica in due passaggi conserviamo il segreto in forma cifrata, i codici di riserva in forma non leggibile e i dispositivi che hai marcato come fidati.

Se ci scrivi: il testo dei messaggi di supporto e delle idee che proponi, con il tuo nome e la tua email.

3. I dati dei tuoi clienti non sono nostri

È il punto più importante di questa informativa.

Sposi, invitati, contatti, fornitori, foto dei matrimoni: quei dati li decidi tu. Per la legge sei tu il titolare del trattamento e noi siamo il tuo responsabile: li custodiamo e li facciamo funzionare su tua istruzione, e non li usiamo per nostri scopi.

Le regole di questo rapporto sono scritte nell'atto di nomina a responsabile del trattamento che accompagna i Termini di servizio: cosa possiamo fare, chi altro li vede, come ti aiutiamo se un tuo cliente chiede i propri dati o la cancellazione, e cosa succede alla fine del rapporto.

Due conseguenze pratiche:

• L'informativa verso i tuoi sposi e i tuoi invitati la pubblichi tu, dal tuo pannello. Noi ti diamo un modello già scritto: tu inserisci i tuoi dati di titolare e diventa la tua.
• Se un tuo cliente ci scrive chiedendo i suoi dati, non decidiamo noi: lo giriamo a te e ti assistiamo.

4. Perché trattiamo i tuoi dati

Non prendiamo nessuna decisione automatica che produca effetti giuridici su di te, e non ti profiliamo.

5. L'assistente e l'intelligenza artificiale

Alcune funzioni del portale usano modelli di intelligenza artificiale forniti da Anthropic (Stati Uniti). Vale la pena dire esattamente quando succede.

Automatico, se attivo per la tua casella: l'assistente legge le email in arrivo per dare a ciascuna un'etichetta (da rispondere, preventivo, fornitore, amministrativa, probabile spam) e un riassunto di una riga. Per farlo, l'oggetto e la prima parte del testo dell'email escono dai nostri server e arrivano ad Anthropic.

Solo quando lo chiedi tu, premendo un pulsante: la bozza di risposta a una email, le didascalie delle foto, i suggerimenti sul matrimonio, la scaletta ricavata da un documento che carichi, l'assistente in chat.

Tre cose che valgono per tutte:

1. I tuoi dati non vengono usati per addestrare modelli. È scritto nelle condizioni del servizio che usiamo.
2. L'assistente propone, tu decidi. Non manda email da solo, non apre link, non tocca il database: produce un testo che una persona rilegge.
3. È un trasferimento fuori dall'Unione Europea, e lo trovi anche nell'elenco al punto 6.

Le funzioni su richiesta si spengono dalle impostazioni del tuo spazio. Il triage automatico della posta oggi è un interruttore di piattaforma: se non lo vuoi, scrivici a [email protected] e lo escludiamo per la tua casella.

6. Chi altro vede i tuoi dati

Per far funzionare il portale ci appoggiamo a fornitori che trattano i dati per nostro conto. Nessuno di loro può usarli per scopi propri.

Quasi tutti questi fornitori trattano i dati fuori dall'Unione Europea. In quei casi il trasferimento si appoggia alle garanzie previste dal Regolamento europeo — clausole contrattuali standard e, dove applicabile, l'adesione del fornitore ai quadri di adeguatezza riconosciuti.

Oltre a questi, i dati possono essere comunicati a professionisti che ci assistono (commercialista, consulente legale) e alle autorità, quando la legge lo impone.

Non vendiamo i tuoi dati a nessuno, e non li cediamo a chi li usi per pubblicità.

L'elenco aggiornato dei fornitori è pubblicato su www.thewedportal.com/fornitori: se cambia, lo trovi lì.

7. Per quanto li teniamo

Quando chiudi l'account, i tuoi contenuti vengono rimossi; restano solo i documenti che la legge ci obbliga a conservare e le parti che appartengono anche ad altre persone — per esempio una conversazione ha due lati, e cancellare il tuo cancellerebbe anche il loro. In quei casi il tuo nome viene sostituito.

8. Come li proteggiamo

• I dati viaggiano sempre cifrati fra il tuo browser e i nostri server.
• Le password non le conserviamo: ne teniamo solo un'impronta non reversibile.
• Ogni studio è separato dagli altri dentro il database stesso, non solo nel codice: una query che dimenticasse un filtro non restituirebbe comunque i dati di un altro studio.
• L'accesso alla nostra cabina di regia richiede la verifica in due passaggi.
• Il testo delle email che ricevi viene mostrato dentro una gabbia che non può eseguire codice, e le immagini caricate da siti esterni vengono bloccate: servirebbero a chi ti ha scritto per sapere quando hai aperto il messaggio.
• I nostri collaboratori accedono ai dati solo quando serve per assistervi.

Nessun sistema è perfetto. Se dovesse succedere qualcosa che mette a rischio i tuoi dati, te lo diciamo — e lo comunichiamo al Garante quando la legge lo richiede.

9. I tuoi diritti, e come si esercitano davvero

Puoi chiederci:

• di sapere quali dati abbiamo su di te e di riceverne una copia;
• di correggere quelli sbagliati;
• di cancellarli, quando non abbiamo un obbligo di conservarli;
• di limitarne o opporti al trattamento;
• di riceverli in un formato leggibile da un altro programma;
• di revocare un consenso che hai dato, senza che questo tocchi quello che abbiamo fatto prima.

Il canale è uno solo: [email protected]. Ti rispondiamo entro 30 giorni; se la richiesta è complessa possiamo prenderci più tempo, ma te lo diciamo prima.

Alcune di queste cose puoi farle da solo dal portale: correggere il profilo, cambiare le tue preferenze, chiedere l'esportazione o la cancellazione dei dati. Le richieste di cancellazione hanno un periodo di ripensamento di 30 giorni, così un clic sbagliato non è definitivo.

Se pensi che stiamo trattando i tuoi dati in modo scorretto puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

10. Minori

THE WED PORTAL è un servizio per professionisti: non è rivolto a minori di 18 anni e non apriamo account a loro nome.

Dentro gli eventi possono comparire dati di minori — un invitato bambino, l'età dei figli in una risposta all'invito, una fotografia. Quei dati li raccogli tu: sei tu a doverne informare le famiglie e a raccogliere i consensi necessari.

11. Se cambiamo questa informativa

Le carte legali hanno un numero di versione e una data. Se cambia qualcosa di sostanziale te lo diciamo dentro l'applicazione e, quando serve, ti chiediamo di rileggerla e accettarla di nuovo.

Le versioni precedenti restano conservate: se un giorno vuoi sapere cosa avevi accettato e quando, la risposta esiste.

Versione 2.0 · in vigore dal giorno della pubblicazione. Contatto per la privacy: [email protected]